Check-list pour l’organisation d’une fête

• Choisissez une date

Pour planifier une fête, commencez évidemment par déterminer la date idéale. Commencez à temps pour avoir un large choix de lieux disponibles. Veillez à choisir une date stratégique. Pendant les congés de la construction, de nombreuses personnes sont en vacances. Ce n’est donc peut-être pas la date idéale pour un mariage où vous attendez toute votre famille et vos amis. Et plus vous vous y prenez à l’avance, plus il y a de salles encore disponibles.

• Déterminez votre budget

Voici venue l’heure de fixer votre budget. Il dépendra dans une large mesure du nombre d’invités et de ce que vous souhaitez leur offrir. Combien de personnes voulez-vous inviter ? Combien de repas souhaitez-vous par personne et quel type de nourriture (menu cinq services, sandwichs, frites, buffet, dessert uniquement) ? De quel genre de lieu avez-vous besoin ? Votre jardin ou votre salon sont-ils suffisants, ou avez-vous besoin d’une salle avec un parking pour 50 voitures ?

Examinez de combien d’argent vous disposez. Cela vous semble-t-il suffisant ou avez-vous besoin de moyens supplémentaire ? Votre famille peut-elle vous donner un coup de pouce (pour une fête de mariage, par exemple) ? Prévoyez-vous d’autres rentrées financières que vous pourriez utiliser (prime, pécule de vacances, ...) ? Voulez-vous en emprunter une partie ou allez-vous économiser pendant quelques mois ? Utilisez Excel (ou un autre outil de calcul) pour rassembler tous les coûts et calculer le budget dont vous avez besoin. 

• Choisissez un lieu

En fonction de votre budget, vous pouvez maintenant chercher le lieu idéal pour votre fête. Il est permis de rêver, mais n’exagérez pas et essayez d’estimer les coûts de manière aussi réaliste que possible. Dans le scénario idéal, votre rêve devient réalité parce que votre financement est réglé.

N’oubliez pas que le choix de votre lieu de fête peut également poser quelques problèmes pratiques. La salle est-elle facilement accessible pour vos invités ? Y a-t-il des transports en commun à proximité ? Y a-t-il suffisamment de places de parking ? Y a-t-il un hôtel dans les environs ? Vos invités devront-ils peut-être prendre l’avion (pour ce mariage en Toscane) ? Tout cela contribue à faire de votre fête un succès inoubliable pour vous et vos invités !

• Envoyez des invitations ou un « save the date »

Pas de fête sans invités ! Veillez donc à ce qu’ils puissent tous être présents, ce qui signifie l’envoi d’une invitation ou d’un save the date à temps (par courrier, par e-mail, par Whatsapp, par Facebook, ...). Et par « à temps », nous entendons très longtemps à l’avance, parfois même un an. Tout le monde n’étant pas un bon planificateur, envoyez des rappels quelques mois plus tard, puis un mois avant la fête. Quelques rappels ne peuvent certainement pas faire de tort.

• Songez au transport et au logement

Avez-vous besoin d’un transport pour votre fête ?

Si votre fête se déroule dans différents endroits (lors d’un mariage, par exemple), il peut être pratique de louer un bus pour que votre famille et vos amis puissent être transportés ensemble d’un emplacement à l’autre. De cette façon, vous leur évitez le stress du stationnement et tout le monde arrive en même temps. Et en plus, cela renforce déjà l’ambiance. Vous souhaitez un transport plus exclusif pour votre fête, comme une limousine chic ou une splendide voiture de collection ? Alors mieux vaut les réserver longtemps à l’avance également.

Réservez un hôtel ou une salle pour votre fête

Vous voulez réserver une salle ? Alors commencez en temps voulu. Et si vous ou vos invités souhaitez passer la nuit dans les environs, il est préférable de réserver un hôtel et éventuellement des taxis.

Comparez les prix

Avant de louer ou de réserver, il est préférable de comparer les prix. Cela semble une évidence, mais vous pouvez économiser beaucoup d’argent !

Êtes-vous assuré ?

Pour une fête coûteuse, cela vaut la peine d’envisager une assurance annulation. Imaginez que vous tombiez malade juste avant la fête. En soi, c’est déjà grave, mais si vous vous retrouvez ensuite avec une déconvenue financière parce que vous devez tout payer sans en avoir profité, cela fait encore plus mal.

• Pensez à la décoration

Vous voulez une bonne ambiance ? Pensez aussi à la décoration : bouquets de fleurs, serviettes, bougies, éclairage d’ambiance, ... Vous pouvez travailler sur un thème particulier, décorer toute la pièce de cette façon et demander à vos invités de s’habiller dans le même style. Vous aimez bricoler et vous êtes créatif ? Alors laissez-vous aller ! Ce n’est pas trop votre truc ? Dans ce cas, faites appel à un professionnel. Une décoration raffinée apporte une réelle valeur ajoutée à votre fête.

• Réglez le financement

Vous avez besoin d’argent pour votre fête ? Vous pouvez alors envisager un prêt personnel. Chez Cetelem, vous pouvez très rapidement faire une simulation en ligne et calculer vous-même combien vous devrez rembourser par mois en fonction de la durée choisie et du montant emprunté.

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