Checklist voor de organisatie van een feest
Om een feest te organiseren begin je best op tijd. Zo heb je keuze uit een ruim aanbod aan feestzalen. Bovendien zorg je er ook voor dat je feest in de planning van je familie en vrienden past. Met deze checklist ben je zeker dat je niks vergeet.
Kies een datum
Om een feest te plannen start je uiteraard met het bepalen van de datum. Begin daar op tijd aan, zodat je ruime keuze hebt uit beschikbare locaties. Zorg ervoor dat je een strategische datum kiest. Tijdens het bouwverlof zijn veel mensen op vakantie. Dat is misschien niet de ideale datum voor een huwelijk waar je al je familie en vrienden verwacht. En hoe langer op voorhand je plant, hoe meer feestzalen nog beschikbaar zijn.
Bepaal je budget
Nu is het tijd om je budget te bepalen. Dat hangt sterk samen met het aantal genodigden en wat je ze wil aanbieden. Hoeveel mensen wil je uitnodigen? Hoeveel maaltijden wil je per persoon en wat voor maaltijd (vijf gangen, broodjes, frietjes, buffet, enkel dessert)? Wat voor een locatie heb je dan nodig? Volstaat je tuin of woonkamer, of heb je een zaaltje nodig of een grote feestzaal met parkeerplaats voor 50 wagens?
Kijk dan hoeveel eigen middelen je hebt. Lijkt dat voldoende of heb je extra geld nodig? Is er extra financiering van je familie (voor een huwelijksfeest bijvoorbeeld)? Verwacht je later nog extra inkomsten die je wil gebruiken (bonus, vakantiegeld, …)? Wil je een deel lenen of ga je een aantal maanden sparen? Gebruik Excel (of een andere rekentool) om alle kosten op te lijsten en te berekenen welk budget je nodig hebt.
Kies een locatie
Op basis van je budget kan je nu op zoek naar de ideale locatie voor je feest. Dromen mag, maar overdrijf niet en probeer de kost ook zo realistisch mogelijk in te schatten. In het ideale scenario komt je droom uit omdat je financiering in orde is.
Denk eraan dat de locatie van je feest ook praktische problemen kan opleveren. Is de zaal vlot bereikbaar voor je gasten? Is er openbaar vervoer in de buurt? Zijn er voldoende parkeerplaatsen? Is er eventueel een hotel vlakbij? Moeten je gasten misschien het vliegtuig nemen (voor dat trouwfeest in Toscane)? Het speelt allemaal mee om ervoor te zorgen dat je feest een onvergetelijk succes wordt voor jou én voor je gasten!
Stuur uitnodigingen of een save-the-date
Geen feest zonder gasten! Zorg er dus voor dat ze allemaal aanwezig kunnen zijn en dat betekent op tijd een uitnodiging of save-the-date sturen (met de post, via e-mail, whatsapp, facebook, …). En met op tijd bedoelen we echt lang op voorhand, soms zelfs een jaar. Niet iedereen is een even goede planner, dus stuur een paar maanden later nog eens een reminder en een maand voor je feest nog eens. Enkele geheugensteuntjes kunnen zeker geen kwaad.
Zorg voor transport en verblijf
Heb je vervoer nodig voor je feest?
Als je feest op verschillende locaties doorgaat (bij een huwelijk bijvoorbeeld) kan het handig zijn een bus te huren, zodat je familie en vrienden samen van de ene naar de andere locatie kunnen worden vervoerd. Zo vermijd je heel wat stress over parkeerplaatsen en komt iedereen op hetzelfde moment aan. En uiteraard zorgt het al voor meer ambiance. Wil je zelf ook wat exclusiever vervoer tijdens je feest, met een chique limousine bijvoorbeeld of een coole oldtimer? Dan boek je die ook best ruim op voorhand.
Boek een hotel of zaal voor je feest
Wil je een feestzaal boeken? Begin daar dan op tijd aan. En als jij of je gasten willen overnachten in de buurt boek je best ook een hotel en eventueel taxi’s.
Vergelijk prijzen
Vooraleer je iets huurt of boekt, vergelijk je best de prijzen. Spreekt voor zich, maar het kan je heel wat geld doen besparen!
Ben je verzekerd?
Bij een duur feest is het te overwegen om een annulatieverzekering te nemen. Stel dat je ziek wordt vlak voor het feest. Op zich is dat al heel erg, maar als je dan ook nog achterblijft met een financiële kater omdat je alles moet betalen zonder ervan genoten te hebben, wordt het nog veel pijnlijker.
Denk aan de decoratie
Wil je echt een sfeervol feest? Denk dan ook aan de decoratie: bloemstukken, servetten, kaarsen, sfeerverlichting, … Je kan in een bepaald thema werken, de hele ruimte zo aankleden en je gasten vragen om zich in die stijl te kleden. Knutsel je graag en ben je creatief? Laat je dan gaan! Ben je er niet zo goed in? Schakel dan een professional in. Stijlvolle decoratie geeft je feest een echte meerwaarde.
Regel de financiering
Heb je geld nodig voor je feest? Dan kan je een persoonlijke lening overwegen. Bij Cetelem kan je heel snel online een simulatie maken en zelf berekenen hoeveel je maandelijks zou moeten afbetalen afhankelijk van de gekozen duurtijd en het ontleende bedrag.